Logo Yourskills

Databehandleraftale

Mellem

DataansvarligDatabehandler
NavnmatX ApS
CVR37144894
AdresseHvidovrevej 96, 2650 Hvidovre
LandDanmark

Baggrund for databehandlerafalen

Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artkel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktv 95/46/EF (Databeskytelsesforordningen), som stiller specifkke krav til indholdet af en databehandlerafale.

Til denne aftale hører to bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandlerafalen.

Databehandleraftalen indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

Databehandleraftalens Bilag A indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

Databehandleraftalens Bilag B indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagtages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skrifligt, herunder elektronisk af begge parter.

Denne databehandlerafale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskytelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskytelsesforordningen og databeskytelsesloven.

Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes natonale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtge samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskytelsesforordningen eller databeskytelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes natonale ret.

Fortrolighed

Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisatonen fratages eller udløber.

Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

Behandlingssikkerhed

Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artkel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers retgheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefer gennemføre foranstaltninger for at imødegå identfcerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efer hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

Evne til rettidigt at genoprete tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specifceret nærmere i denne aftales Bilag B.

Anvendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal opfylde de betngelser, der er omhandlet i databeskytelsesforordningens artkel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

Den dataansvarliges nærmere betngelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag A.

Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifkke underdatabehandlere er anført i denne afales Bilag A.

Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskytelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandlerafale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU- retten eller medlemsstaternes natonale ret, hvorved der navnligt stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskytelsesforordningen. Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandlerafale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskytelsesreglerne og denne databehandlerafale med tilhørende bilag.

Underdatabehandlerafalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandlerafalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, fx så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskytelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisatoner

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisatoner, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes natonale ret, som databehandleren er underlagt i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtge samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandlerafalen - derfor bl.a. ikke;

videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisaton,

overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,

lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag B.

Såfremt data overføres til tredjeland, indestår databehandleren for overførselsgrundlaget. Overførselsgrundlaget skal være EU-Kommissionens standardkontrakt eller US Privacy Shield.

Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskytelsesforordningens kapitel 3. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

den registreredes indsigtsret

retten til berigtigelse

retten til sletning (retten til at blive glemt)

retten til begrænsning af behandling

underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

retten til dataportabilitet

retten til indsigelse

retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatske individuelle afgørelser, herunder profilering

Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskytelsesforordningens artkel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f. Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskytelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskytelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige effer at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 12 tmer efer at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efferleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 tmer.

I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskytelsesforordningens artkel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

Parternesansvar overfor en registreret

Den registreredes krav om erstatning reguleres mellem parterne af databeskytelsesforordningens artkel 82.

Sletning og tilbagelevering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slete eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-reten eller natonal ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Tilsyn og revision

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskytelsesforordningens artkel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektoner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne afales Bilag B.

Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag B.

Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitmaton og validering heraf.

Misligholdelsesbeføjelser

Enhver misligholdelse af denne databehandlerafale anses som misligholdelse af Kontrakten, og behandles efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse samt Hovedafalens eventuelle bestemmelser herom.

Ikraftræden og ophør

Denne aftale træder i kraf ved begge parters underskrif heraf.

Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraf frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

Underskrifter

DataansvarligDatabehandler
NavnDennis Pipenbring
StillingDirektør
Underskrift
Dato

Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren

Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

DataansvarligDatabehandler
NavnDennis Pipenbring
StillingDirektør
Maildp@matx.dk
Telefon+45 30 42 54 65

Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

at den dataansvarlige kan anvende hjemmesiden Yourskills med tilhørende database (her efter >>Systemet<<), som ejes og drives af databehandleren, til at udvikle, oploade og dele undervisningsmateriale med lærere og studerende, hvor de studerende kan opøve deres færdigheder.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

at svar på opgaver i Systemet angives som korrekte/forkerte, således at dette kan vises for den studerende og den studerendes lærer samt den studerendes uddannelsessted.

at undervisningsmateriale kan opbevares i Systemet med det formål at dele med egne studenrende samt dele, kopiere og redigere offentliggjort materiale.

Behandlingen omfater følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

Navn (selvvalgt), rolle (elev/lærer/udvikler, egen indstilling - ikke valideret), email (valgfrit), historik over besvarede opgaver (inkl. angivelse af om svaret var korrekt/forkert) (pseudonymiseret), holdtilknytning (pseudonymiseret) samt system-log på.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

Alle der måtte oprette en profil

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efer denne aftales ikraftræden. Behandlingen har følgende varighed:

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag A Betngelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

Betngelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraf. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 14 dage efer modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandlerafalens ikraftræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandler: Cliche Hosting, Tigervej 31, DK-4600 Køge. Cliche Hosting anvendes til VPS server til hostning af hjemmeside (inkl. SQL-database). Placeret i Danmark.

Bilag B Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

Behandlingens genstand / instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Leverer adgang til Systemet hvor brugere kan opøve deres færdigheder. Deres resultater bliver synlige for dem selv, deres lærer og uddannelsesstedet (Dataansvarlig).

Give mulighed for at brugere kan udvikle, uploade og dele undervisningsmateriale.

Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle at der er tale om behandling af personoplysninger omfattet af databeskytelsesforordningens artkel 6, hvorfor der skal etableres et højt/rimeligt sikkerhedsniveau.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og afalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):

Opbevaringsperiode/sletterutine

Er der ikke logget på, løst opgaver på en profil eller oploadet undervisningsmateriale slettes en profil efter 2 år den efterfølgende august.

Lokalitet for behandling

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriflige godkendelse ske på andre lokaliteter end Danmark.

Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i dette afsnit eller ved en efterfølgende skriflig meddelelse har angivet en instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, må databehandleren ikke indenfor rammerne af databehandlerafalen foretage en sådan overførsel.

Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har ret til, at foretage et årligt fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandlerafale hos databehandleren.

Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsaligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn. Den dataansvarlige betaler for databehandlerens tidsforbrug i forbindelse med tilsyn.

Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren vurderer årligt, om der er behov for et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandlerafale hos underdatabehandleren.

Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med underdatabehandleren, når der efter databehandlerens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.

Dokumentation for de afholdte tilsyn kan efer anmodning udleveres til orientering hos den dataansvarlige.

Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandlerafale.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskytelseslovgivningen og denne databehandleraftale. Databehandlerens og underdatabehandleres eventuelle udgifer i forbindelse med afholdes af et fysisk tilsyn/en inspektion hos underdatabehandleren afholdes af den dataansvarlige.

Såfremt inspektion og eller kontrol som medfører udgifer initeres af databehandleren, skal dette være godkendt af den dataansvarlige på forhånd, for at den dataansvarlige kan pålægges at afholde disse udgifer.

Logo
Om Yourskills   ·   Servicevilkår   ·   Retningslinjer for fællesskab   ·   Privatlivspolitik   ·   Databehandling